I enkelte store dokumenter kan det være behov for mer enn en innholdsfortegnelse, og at det skal være enkelte tilpasninger. I slike tilfeller er det som regel også ønskelig at en av de skal gjelde for hele dokumentet, og at en eller flere «ekstra» innholdsfortegnelser kun skal baseres på enkelte overskrifter, f.eks. for vedleggsdelen av dokumentet.

Under kan du se en video av hvordan dette kan gjøres. Merk at artikkelen inneholder litt utfyllende forklaringer og kommentarer, så vi anbefaler å ta en titt på begge deler.


Til tider kan det jo være fristende og bruke en «Petter Smart» løsning for å få det ønskede sluttresultatet, som f.eks. å lage en vanlig innholdsfortegnelse for hele dokumentet, og en fullstendig manuell variant ved at man skriver inn overskriftene for vedleggsdelen på nytt og lager et tabulatoroppsett for å få det visuelt «riktig». En slik løsning vil selvfølgelig være lite praktisk dersom det kommer endringer som fort medfører at deler av jobben må gjøres på nytt.

Eksempel

I dette eksemplet er problemstillingen som følger. Innholdsfortegnelsen øverst skal gjelde for alle de vanlige overskriftene i dokumentet, inklusive teksten «Vedlegg» som er manuelt formatert normalstil. For vedleggsdelen skal det være en egen innholdsfortegnelse for den delen (de tre merkede «overskriftene» i bildet nedenfor, og tilsvarende nedover i dokumentet). Noen av overskriftene i denne innholdsfortegnelsen skal også være annerledes enn den faktiske teksten i dokumentet.

Flere alternative løsninger

Når det gjelder hvordan problemstillingen kan løses er det i grunn flere muligheter. Innholdsfortegnelsen som skal gjelde hele dokumentet gir seg i grunn selv, løsningen her er altså å benytte den vanlige funksjonen slik den «alltid» brukes. I tillegg skal det da også legges til en ekstra forekomst som i utgangspunktet ikke kommer med automatisk. Problemet blir litt større når den andre innholdsfortegnelsen ikke skal baseres på overskriftsstiler, og kun gjelde utvalgte avsnitt.

Bruk av bokmerke

En alternativ variant er å lage nummer to ved å knytte den til et bokmerke som omslutter vedleggsdelen av dokumentet. Dette er absolutt en løsning som kan være grei å bruke, spesielt når man har brukt overskriftsstiler, men forutsetter at teksten i innholdsfortegnelsen skal være lik teksten i overskriftene. Vi skal her benytte en annen løsning, men i tilfelle noen vil teste bokmerkevarianten er dette fremgangsmåten i korte trekk.

1. Merk området innholdsfortegnelsen skal baseres på (f.eks. vedleggsdelen).

2. Sett inn -> Bokmerke (Insert -> Bookmark), og gi bokmerke et navn.

3. Plasser markøren der innholdsfortegnelsen skal være.

4. Sett inn -> Hurtigdeler -> Felt (Insert -> Quick Parts -> Field).

5. Velg feltet TOC og klikk Feltkoder (Field codes).

6. Klikk Alternativer (Options).

7. Merk bryteren «\b» og legg til i felt, skriv bokmerkenavnet bak bryteren.

8. Feltkoden skal se slik ut: TOC \b Vedlegg (der Vedlegg er bokmerkenavnet)

Merk oppføring

En annen løsning, og den vi skal bruke her, er å merke oppføringer for den andre innholdsfortegnelsen. Fordelen med denne varianten er muligheten til å lage en innholdsfortegnelse med tekst som ikke nødvendigvis forekommer i dokumentet. Dette løsningsalternativet gir også mulighet for å ha seks ulike tilpassede innholdsfortegnelser i dokumentet.

Løsning

I realiteten er det to ulike ting som må gjøres for å komme i mål med innholdsfortegnelsene. Den vanlige innholdsfortegnelsen skal settes inn og skal inkludere en ekstra forekomst, og det skal opprettes en «tilpasset innholdsfortegnelse» for vedleggsdelen.

Legge til et ekstra avsnitt i innholdsfortegnelsen

Når en vanlig innholdsfortegnelse settes inn vil den i utgangspunktet opprettes basert på overskriftsstilene i dokumentet, og eventuelt andre avsnitt knyttet til et av disposisjonsnivåene. I dette eksemplet skal, som nevnt, teksten «Vedlegg» inkluderes i den vanlige innholdsfortegnelsen, og fremgangsmåten er som følger.

1. Høyreklikk i det aktuelle avsnittet og velg Avsnitt (Paragraph).

2. Knytt avsnittet til ønsket disposisjonsnivå (Outline level)



3. Klikk OK.

Sette inn innholdsfortegnelsen for hoveddelen av dokumentet

Fremgangsmåten her er den vanlige. I Word 2007 og nyere er det to ulike varianter, de innebygde variantene som settes inn direkte fra menyen, og egendefinert innholdsfortegnelse – Den «gamle» varianten. Vi skal her bruke alternativ to, men den første vil også fungere helt greit.

1. Referanser -> Innholdsfortegnelse -> Egendefinert innholdsfortegnelse (References -> Table of Contents -> Custom Table of Contents).



2. Velg ønsket oppsett og format. Via knappen Alternativer (Options) er standardinnstilling at innholdsfortegnelsen opprettes basert på stiler (styles) og disposisjonsnivåer (outline levels).

3. Klikk OK.

Innholdsfortegnelsen kan da bli seende omtrent slik ut:

Legge til Merk oppføring på verktøylinjen

Før vi merker oppføringene som skal være med i den andre innholdsfortegnelsen er det en ekstra knapp som kan være greit å legge til på Verktøylinje for hurtigtilgang. Det skal nevnes at det er en hurtigtast som også kan brukes (Alt + Shift + o), men da dette sannsynligvis er noe man gjør relativt sjelden blir det fort utfordrende å huske denne tastekombinasjonen fra gang til gang.

Gjør følgende for å legge til knappen på Verktøylinje for hurtigtilgang:



1. Fil -> Alternativer -> Verktøylinje for hurtigtilgang (File -> Options -> Quick Access Toolbar).

2. Velg Alle kommandoer (All Commands) i listen øverst til venstre.

3. Klikk Merk oppføring (Mark Entry) i listen over kommandoer.

4. Klikk Legg til (Add).

5. Klikk OK.

Merk oppføringer

Neste steg blir da å legge til det som skal være med i den andre innholdsfortegnelsen, og bestemme teksten som skal vises.

1. Merk den aktuelle teksten, i dette eksemplet «OneNote 2016».

2. Klikk Merk oppføring (Mark Entry).



Feltet Oppføring er det som kommer til å stå i innholdsfortegnelsen når den settes inn, og vil i utgangspunktet inneholde den merkede teksten i dokumentet. Oppføringen kan imidlertid endres, slik at denne teksten kan være noe annet enn innholdet i dokumentet.

Tabellkjennemerke kan være A-F, og det kan da settes inn en innholdsfortegnelse for hvert tabellkjennemerke.

OBS! Standard tabellkjennemerke er «C», og dersom det brukes et annet kjennemerke enn dette vil feltkoden innholdsfortegnelsen baseres på måtte endres for å referere til et annet tabellkjennemerke. Fremgangsmåte for dette vises nederst.

Nivå i denne sammenhengen er det samme som nivået for overskriftsstilene. Nivå 1 tilsvarer overskrift 1, nivå 2 tilsvarer overskrift 2 osv.

3. Gjør ønskede tilpasninger og klikk Merk.


Funksjonen «Vis alt» blir aktivert og koden som opprettes ut fra de valgte innstillingene vises. Dialogboksen Merk oppføring forblir åpen slik at andre deler kan merkes. Klikk Avbryt (Cancel) når ønskede deler er merket.

Sette inn innholdsfortegnelse basert på merkede oppføringer

For å sette inn den andre innholdsfortegnelsen er fremgangsmåten omtrent den samme som den første, men med en liten endring.

1. Plasser markøren der innholdsfortegnelsen skal settes inn.

2. Referanser -> Innholdsfortegnelse -> Egendefinert innholdsfortegnelse (References -> Table of Contents -> Custom Table of Contents).

3. Klikk Alternativer (Options).



4. Deaktiver valgene for stiler og disposisjonsnivåer, og aktiver oppslagsordfelt (table entry fields).

5. Klikk OK i begge dialogboksene.

Innholdsfortegnelsen settes inn basert på de merkede oppføringene. Dersom «TC» koden endres i etterkant vil denne innholdsfortegnelsen måtte oppdateres på normal måte (høyreklikk innholdsfortegnelsen -> oppdater felt -> hele tabellen).

Ikke-standard tabellkjennemerke

Dersom man bruker et annet tabellkjennemerke enn «C» vil innholdsfortegnelsen gi en «feilmelding» når den settes inn.



Feltkoden må i så fall redigeres for å referere til riktig kjennemerke, gjennomfør følgende endringer ved behov.

1. Høyreklikk i feltkoden og velg Aktiver/ deaktiver feltkoder (Toggle Field Codes).

2. Legg til aktuelt tabellkjennemerke etter bryteren \f – i dette eksemplet er kjennemerke A benyttet.



3. Høyreklikk feltkoden og velg Oppdater felt (Update field).

Noen sluttkommentarer

Når det gjelder hvilken løsning som fungerer best, bokmerke eller merk oppføringer, er det avhengig av hvilke problemstillinger man har i hvert enkelt tilfelle. Hver løsning har sine «fordeler og ulemper», og spør man forskjellige folk eller sjekker forskjellige nettsider vil forslagene også bære preg av litt «smak og behag». Uansett er det en fordel å kjenne begge variantene slik at man kan velge den mest praktiske løsningen fra gang til gang.

Om du ønsker å heve kompetansen innenfor Word, anbefaler vi at du sjekker ut våre Word kurs.