Flagging av e-post er til stor hjelp for å huske hvilke e-poster man bør jobbe med! Dette kan gjøres manuelt ved å høyre klikke på en e-post og velge "Følg opp". For å automatisere denne rutinen skal vi bruke Regelveiviseren.

De som har Outlook 2003 eller nyere kan også bruke forskjellige farger på flagget. Da kan man f.eks. ha rødt flagg for spesielt viktige og gult for mindre viktige e-poster. Legg også merke til at du har en egen søkemappe for e-post flagget til oppfølging.

Det er noen forskjeller på Outlook 2000, 2002(XP) og 2003/2007.De med versjon 2002(XP) eller 2003/2007 må derfor lese teksten markert med *(stjerne).

1. Klikk på kommandoen Verktøy og velg Regelveiviser * (2003) Regler og varsler.
2. I Regelveiviser-vinduet klikker du så på Ny * (2003) Ny regel.* Huk av for "Begynn med en tom regel".
3. Marker valget ”Kontroller meldinger når de mottas” og klikk på Neste.
4. Marker betingelsene du vil at e-postene skal kontrolleres etter, f.eks. "med bestemte ord i avsenderadresse", eller "med bestemte ord i emne". Huk av på "med bestemte ord i avsenderadresse".
5. I regelbeskrivelsen (det lille vinduet under der du gjorde valgene) må vi nå angi understreket verdi. Klikk på bestemte ord og skriv f.eks. inn e-postadressen til en kollega eller domenenavnet til en viktig kunde. *Klikk Legg til.
6. Klikk OK.
7. Klikk på Neste.
8. Nå må du angi at du skal Flagge meldingen for oppfølging.Huk av på ”flagg melding for handlinger i flere dager”.*(2003) Legg merke til at du også kan velge "flagg meldingen med et farget flagg".
9. I regelbeskrivelsen (det lille vinduet under der du gjorde valgene) må du nå angi understreket verdi.Klikk på handlinger i flere dager og angi antall dager saken må oppfølges innen.
10. Klikk OK.
11. Klikk Neste.
12. Klikk Neste.
13. Angi et navn for regelen. Klikk på OK.

Fra nå av vil all e-post med det "bestemte ordet " i avsenderadressen flagges til oppfølging. Fjerning av oppfølgingsflagget kan gjøres ved å høyreklikke på e-posten og velge "Flagg som fullført".

Om du ønsker å heve kompetansen innenfor Outlook, anbefaler vi at du sjekker ut våre Outlook kurs.