Vi har tidligere laget et tips om hvordan man enkelt kan sørge for at alle i bedriften får enhetlig og oppdatert Outlook-signatur, et av våre mest populære tips så langt. Problemet med metoden var at brukere måtte være på jobb-nettverket for å oppdatere signaturen (brukerinformasjon ble hentet direkte fra AD og signatur-malen lå på filserver). Ansatte som er mye på farten med bærbar pc kommer da fort i en situasjon der de ikke får oppdatert signaturen. Denne gangen viser vi deg en smartere metode der alle kan oppdatere signaturen så lenge de har tilgang til Outlook 2007/2010 og Internett (brukerinformasjon hentes fra Global Adress List i Outlook og signatur-malen lastes ned fra Internett).

Test ut på din pc

Du kan enkelt teste oppdatering av Outlook-signatur ved å laste ned filen hent_signatur.vbs og kjøre den på din pc. Det kreves at du har Outlook 2007/2010 og at det ligger informasjon i Global Adress List (Active Directory) på din bruker. I eksempelet kan du se at Word åpner seg og at data blir satt inn fra Global Adress List (dette kan du enkelt velge å ikke vise).

Slik fungerer det

Et VB-script rulles ut til klienter. Når brukeren aktiverer dette scriptet, lastes selve signatur-oppdateringsscriptet ned fra Internet*. Scripet som lastes ned starter så automatisk og laster igjen ned signatur-mal fra Internett, videre hentes brukerinformasjon i Outlook sin Global Adress List og flettes inn i signatur-malen, til slutt oppdateres Outlook med den nye signaturen.

*Av og til kan endringer i signatur-malen kreve noen små endringer i scriptet som setter signaturene. For at ansatte som ikke er på jobb-nettverket skal få tilgang til det nye signatur-oppdateringsscriptet, hentes dette ned fra Internett. Den eneste jobben til scriptet som ligger lokalt på maskinen er å laste signatur-oppdateringsscriptet.

Metoden vår baserer seg på et VB-script på hver maskin som gjør følgende:

1. Laster ned signatur-oppdateringsscriptet fra vår webserver.
2. Starter signatur-oppdateringsscriptet, som utfører de neste punktene.
3. Laster ned Word-fil med bokmerker (fungerer som signatur-mal).
4. Henter brukerinfo fra Global Address List for gjeldende bruker.
5. Setter brukerinfo inn i bokmerker i Word-filen.
6. Kopierer innholdet i Word-filen inn som signatur i Outlook.

Fremgangsmåte for å implementere denne metoden:

1. Sørg for at feltene firma, navn, tittel, telefonnummer og mobil er fylt ut i din AD profil.
2. Last ned hent_signatur.vbs og sett_signatur.vbs.
3. Opprett mappen signatur på en webserver.
4. Rediger hent_signatur.vbs og sett_signatur.vbs slik at variablen URL får riktig adresse i forhold til din webserver. (Høyreklikk på filene å velg rediger. URL finnes tre steder, en i hent_signatur.vbs og to i sett_signatur.vbs).
5. Legg sett_signatur.vbs ut i mappen på webserver.
6. Last ned ny_signatur.doc og svar_signatur.doc, legg filene ut i mappen på webserver.
7. Dobbelklikk på hent_signatur.vbs for å oppdatere din Outlook profil (med vår test signatur). Om du har flere Outlook profiler får du spørsmål om hvilken profil du ønsker å oppdatere.
8. Åpne Outlook og opprett en ny e-post.

Din Outlook signatur er oppdatert!

Fremgangsmåte for å tilpasse Word-filen:

1. Det er to Word-filer som brukes, ny_signatur.doc og svar_signatur.doc. Disse brukes henholdsvis til signatur i ny e-post og signatur for e-post du svarer på.
2. Åpne Word-filene. Merk at data settes inn i bokmerker i Word-filen, så disse må ikke slettes. For å se bokmerkene velg Verktøy, Alternativer, under fanen Vis krysser du av på Bokmerker. Gjør de endringer du ønsker i Word-filen. Du kan for eksempel legge inn en logo.
3. I vår signatur bruker vi kun feltene firma, navn, tittel, telefonnummer og mobil fra Global Adress List. Du kan enkelt legge til egne bokmerker i Word-filen og endre scriptet slik at det henter andre felt inn i signaturen.
4. Om du ønsker annen skriftstørrelse eller skrifttype kan du formatere om teksten i Word-filen. Merk at du også må endre eller kommentere vekk følgende linjer i scriptet:
objSelection.Font.Name = "Arial"
objSelection.Font.Size = 10

Fremgangsmåte for å legge ut snarvei på skrivebordet til brukere gjennom gpo:

1. Lag en ny Group Policy med navnet "Felles Outlook signatur".
2. Gå til "Computer Configuration\Preferences\Windows Settings\Files" og legg til en ny fil. Her angir vi at hent_signatur.vbs skal legges i C:\
3. Gå til "User Configuration\Preferences\Windows Settings\Shortcuts" og legg til en ny snarvei. Her angir vi snarveien vår som skal ligge på skrivebordet til brukeren. Denne peker vi imot c:\hent_signatur.vbs

Da håper vi du har fått inspirasjon til å lage felles Outlook-signatur for din organisasjon!