I mange bedrifter er Outlook-signaturen gjerne noe brukerne selv er ansvarlig for. Dette medfører ofte at signaturene blir veldig forskjellige eller er helt fraværende.

Exchange har ikke funksjonalitet for sentral tilpasning av signaturer. Signaturen må derfor lagres i Outlook-klienten til brukeren. Det finnes flere måter å sette opp felles Outlook-signaturer på. Den vi viser her er forholdsvis enkel å implementere i en organisasjon.

Vi anbefaler at du kjører koden i et testmiljø før du setter den i produksjon. KnowledgeGroup står ikke ansvarlig for feil eller problemer som måtte oppstå ved bruk av denne koden. Koden fungerer i miljøer med Office 2003 og Office 2007.

Metoden vår baserer seg på et VB-script som gjør følgende:

1. Henter brukerinfo fra Active Directory for gjeldende bruker.
2. Åpner en Word-fil med bokmerker (fungerer som signatur-mal).
3. Setter brukerinfo inn i bokmerker i Word-filen.
4. Kopierer innholdet i Word-filen inn som signatur i Outlook.

For å rulle ut signaturen har vi valgt følgende metode:

1. Når brukeren logger seg på maskinen sin kjøres et logon-script som kopierer en snarvei på skrivebordet til brukeren. Snarveien går til VB-script filen.
2. Brukeren klikker på snarveien når den ønsker å oppdaterer sin signatur.

Når signatur-malen endres sender vi ut e-post til alle om at de skal klikke på snarveien for å oppdatere sin signatur (vi ønsket at brukerne selv skal ha kontroll på når signaturen blir oppdatert, da noen ønsker å gjøre minimale endringer). Alternativt kan man lage en MSI pakke og rulle ut signaturen via en Group Policy.

Filer som brukes:

Alle filene som brukes ligger i en delt mappe på en server. Mappen inneholder signatur.doc, oppdatereoutlooksignatur.vbs og snarveien Outlook signatur. Snarveien går til oppdatereoutlooksignatur.vbs og kopieres ut på skrivebordet til brukerne.

Fremgangsmåte for å teste ut vår eksempel signatur:

1. Sørg for at feltene navn, tittel og telefonnummer er fylt ut i din AD profil.
2. Opprett en mappe på en server og del denne ut. Gi alle brukere leserettigheter.
3. Kopier filene signatur.doc og oppdatereoutlooksignatur.vbs (zippet vbs) inn i mappen.
4. Rediger oppdatereoutlooksignatur.vbs slik at filbanen til Word-filen blir riktig i forhold til ditt oppsett (høyreklikk på filen å velg rediger).
5. Lagre filen.
6. Dobbelklikk på oppdatereoutlooksignatur.vbs for å oppdatere din Outlook profil (med vår test signatur). Om du har flere Outlook profiler får du spørsmål om hvilken profil du ønsker å oppdatere.
7. Åpne Outlook og opprett en ny e-post.

Din Outlook signatur er oppdatert!

Fremgangsmåte for å tilpasse Word-filen:

1. Åpne signatur.doc. Merk at data settes inn i bokmerker i Word-filen, så disse må ikke slettes. For å se bokmerkene velg Verktøy, Alternativer, under fanen Vis krysser du av på Bokmerker. Gjør de endringer du ønsker i Word-filen. Du kan for eksempel legge inn en logo.
2. I vår signatur bruker vi kun feltene navn, tittel og telefonnummer fra AD. Du kan enkelt legge til egne bokmerker i Wordfilen og endre scriptet slik at det henter andre AD-felt inn i signaturen. I scriptet ligger det eksempler på andre felt.
3. Om du ønsker annen skriftstørrelse eller skrifttype kan du formatere om teksten i Word-filen. Merk at du også må endre eller kommentere vekk følgende linjer i scriptet:

objSelection.Font.Name = "Arial"
objSelection.Font.Size = 10

4. Signaturen settes både på ny e-post og de man svarer på. Om ønskelig kan du kommenterer vekk linjene under etter behov:

objSignatureObject.NewMessageSignature = strname
objSignatureObject.ReplyMessageSignature = strname

Et alternativ er å lage en signatur for ny e-post og en for e-post du svarer på. Da kan signaturen i e-post du svarer på være litt mindre omfattende.

Fremgangsmåte for å legge ut snarvei på skrivebordet til brukere:

1. Åpne den delte mappen, høyreklikk på oppdatereoutlooksignatur.vbs, velg Send til og Skrivebord (lag snarvei). Kopier så snarveien tilbake til den delte mappen. Endre navnet på snarveien til Outlook signatur.
2. Legg til koden under i et logon-script på domene serveren. Endre filbanene slik at de blir riktig i forhold til ditt oppsett. (Koden kopierer snarveien ut på skrivebordet til brukeren om den ikke ligger der fra før. Det er en kode for engelsk og en for norsk operativsystem, du kan gjerne bruke begge.)

If Not Exist "%userprofile%\Desktop\Outlook signatur.lnk" copy "\\servernavn\mappe\Outlook signatur.lnk" "%userprofile%\Desktop"

If Not Exist "%userprofile%\Skrivebord\Outlook signatur.lnk" copy "\\servernavn\mappe\Outlook signatur.lnk" "%userprofile%\Skrivebord"

Da håper vi du har fått inspirasjon til å lage felles Outlook signatur for din organisasjon!