Generelle råd mht å organisere informasjon |
| Fra/på hvilke steder mottar/samler du e-post, avtaler, oppgaver og dokumenter?
|
| Er alt du mottar/samler formålstjenelige for deg?
|
| Hvilke overordnede mål har du på jobben og privat?
|
| Lær forskjellen på referanseinfo og handlingsinfo
|
| Slik bør du lagre e-post, filer og papirdokumenter
|
| Oppskrift for å bli ”kvitt” alt det gamle (filer, e-post og oppgaver) som du egentlig ikke trenger |
Hvordan finne rett informasjon (e-post, filer osv) til rett tid |
| Hvordan bør elementene i Innboksen vises?
|
| Bruk av automatisk formatering i Outlook (som f.eks gjør alle e-post til deg ”blå”)
|
| Sortering av e-post på flere nivåer
|
| Bruk av søkemapper
|
| Unngå å bla i "endeløse" undermapper når du åpner/lagrer dokumenter
|
| Hold tingene du bruker mest, lett tilgjengelig |
Viktige innstillinger i Outlook |
| Visning av mapper i Outlook, og antall elementer i mappen
|
| Bør kalenderen være standard oppstartsbilde i Outlook?
|
| Skreddersy Kalenderen og Gjøremålslisten til ditt personlige ”kontrollpanel” |
Råd mht skriving av e-post m.m. |
| Om bruk av Til-, Kopi- og Blindkopi-feltene
|
| Om bruk av Emnefeltet
|
| Om utforming av meldingsteksten
|
| Om bruk av vedlegg og hyperlinker
|
| Smart bruk av signaturer
|
| Spar tid ved å bruke ferdige e-postmaler
|
| Bruk av svaralternativer
|
| Råd mht skriving av oppgaver |
Råd mht sending av e-post |
| Om bruk av distribusjonslister
|
| Kreve lesebekreftelse?
|
| Angivelse av holdbarhetsdato
|
| Angi viktighet?
|
| Benytte angrefrist før e-posten ”fyres av”
|
| Generelt om ”e-post vett” |
Andre nyttige muligheter |
| Om bruk av Fraværsassistenten |
Møteplanlegging, -innkallelser og møtenotater |
| Slik kaller du inn til møter – hvilke møterom er ledige og hvem har ledig tid?
|
| Ta møtenotater via OneNote raskt og effektivt
|
| Samle møtenotater og møter i Outlook
|
| Få med "absolutt alt" fra et møte
|
| Ha maks kontroll på det du lover å gjøre i etterkant av møter
|
| Innhenting av info fra kilder som for eksempel internett har aldri vært enklere
|
| Slik finner du data i tidligere møtenotater |
Råd mht daglig prosessering av e-post |
| Når bør du behandle e-post i Innboksen
|
| Hvordan kategorisere Gjøremålslisten (To do bar)?
|
| Overføring av e-post til Gjøremålslisten
|
| De 4 D-er for decision making: "Delete it, Do it, Delegate it, Defer it"
|
| Avslutt dagen med en tom innboks! |
Prioritere og planlegge dagen ut fra Outlook-Kalenderen |
| Sjansene for å få gjort en oppgave er 75% større, hvis den ligger i Kalenderen
|
| Planlegge både jobbaktiviteter og private?
|
| La ikke e-post styre deg – Slik jobber du strategisk og proaktivt
|
| Planlegge gjennomføring av periodiske gjøremål
|
| Slik håndterer du avbrytelser, "utrykninger" og ad-hoc oppgaver
|
| Daglig bruk av Gjøremålslisten
|
| Periodisk revidering/kontroll av Gjøremålslisten |
