Hvordan lykkes med hybridmøter

Digitale møter er kommet for å bli, men hva skal til for å gjøre møtene enda bedre? Utfordringen med digitale møter har alltid vært å forene de fysiske deltakerne som sitter samlet på et møterom med de digitale deltakerne. Historisk har de digitale ofte endt opp som annenrangs-deltakere, uten en virkelig følelse av å delta.

Når vi tilbake i 2020 måtte ha hjemmekontor ble mange overrasket over hvor godt det fungerte med digitale møter (etter litt prøv og feil). Alle satt med sin egen PC og deltok på like vilkår, gjerne med kamera påskrudd.

Nå i ettertid er terskelen for å ha hjemmekontor mye lavere, og mange har større frihet til å bestemme hvor og hvordan man ønsker å gjennomføre sin egen arbeidsdag. Mange har i den overgangen erfart at det å delta på et møte digitalt med en gruppe som sitter fysisk på et møterom, ikke oppleves like givende lenger. Vi er plutselig tilbake der vi var før pandemien, hvor digitale deltakere ikke får deltatt på samme vilkår. Premisset for at vi skal lykkes i den «nye normalen» er at man legger til rette for at alle skal føle seg like mye «til stede» på et møte, uavhengig av hvordan man deltar.

Under kan du lese mer om hva denne utfordringen innebærer og hvordan den kan løses:

Hva er hybridmøte?

Et hybridmøte er digitale møter der noen deltakere sitter fysisk i samme rom og andre deltar kun digitalt.

Monolog- eller dialogbasert møte

Om et møte baserer seg på at en person skal dele skjermen og presentere et budskap under hele møtet, mer eller mindre som en monolog, kaller vi det et monologbasert møte. Om det er et møte basert på diskusjon, der mange skal komme til orde, kaller vi det et dialogbasert møte. Et klassisk arbeidsmøte er da typisk et dialogbasert møte, mens et informasjonsmøte om forrige kvartalsresultater er et monologbasert møte.

Utfordringen gjelder dialogbaserte hybridmøter

Monologbaserte møter fungerer bra uavhengig om det er rene fysiske møter, rene digitale møter eller hybridmøter. Problemet med dialogbaserte hybridmøter er at de som sitter fysisk på møterommet føler seg mer «til stede» på møtet enn de som kun deltar digitalt. Årsaken til dette kan blant annet skyldes at kamera er satt opp for å dekke hele møterommet og dermed presenterer deltakerne dårlig som individer. Det blir også mye uformell kommunikasjon i form av mimikk og småprat som foregår på møterommet. Dette gjør at de som kun deltar digitalt ikke blir like involvert i møtet som de andre.

Hvordan gjennomføre et vellykket dialogbasert hybridmøte?

Om du ikke har møterom med det nyeste innen kamerateknologi som viser alle deltakere som enkeltindivider, finnes det en enkel løsning på problemet. Dette innebærer å få struktur på de som sitter samlet fysisk; presentere de som enkeltindivider, samt sørge for at de følger samme forutsetninger som de digitale deltakerne.

Vi anbefaler deg å teste følgende deltakerform på det fysiske møterommet:

• Alle deltar på møtet via egen PC med kamera påskrudd, men uten lyd (kun en skal ha på lyd).
  • I det du entrer Teams-møtet, og ser din egen video, må du velge «Ikke bruk lyd» for å forhindre ekko-problematikk.
• Kun en av deltakerne har på lyd og mikrofon (koblet til rommets lydutstyr).
• Om noen deler skjerm følger alle denne på egen PC (skru av TV-skjermer på møterommet).
• Skal du si noe rekker du opp hånden via Teams (jo flere deltakere på et møte, desto viktigere med en ordstyrer).
• Om det er mange på et dialogbasert hybridmøte (over 9 stk), og man tidvis har en «lyttende rolle», er det lov å skru kamera av og på alt ettersom man bidrar.

Resultatet er et godt strukturert og effektivt møte der alle får deltatt på like premisser! Man går glipp av noen aspekter som kun fysisk tilstedeværelse kan gi, men samtidig er det viktig å tilpasse seg en arbeidsform som er praktisk gjennomførbar og kommet for å bli.

Hev kompetansen på bruk av Microsoft 365!

Med 1-times kursene Gjennomføre møter med Teams (nivå 2) og Utvidet møtefunksjonalitet i Teams (nivå 3) kan dere bli gode på møtegjennomføring. Vi har bistått i en rekke brukeradopsjons-prosjekter der kunder som Lundin Energy, TINE, Sparebank 1, LO, Coop Norge, Statkraft og DNB mfl. ønsker best practice bruk av Microsoft 365 i sin organisasjon. Ønsker dere en endring i arbeidskultur og optimal utnyttelse av verktøyene i Microsoft 365, kan vi tilby en rekke andre kurs, rådgivning og workshops. Vi opplever at mange virksomheter undervurderer tiltakene som trengs for å hente ut gevinsten av vellykket bruk. Ta kontakt på post@knowledgegroup.no eller telefon 22 05 05 05 for et en prat om dette er noe for dere.

Noen tips for enda bedre digital møteopplevelse

• Hvordan du blir presentert på video kan være med å påvirke møtet – les mer i artikkelen Hvordan presentere seg selv bra i et digitalt møte.
• Som standard vises det video av 3x3 (9 stk) individer samtidig i et Teams-møte. Om dere er flere enn 9 deltakere på et møte kan man skru på «Stort galleri». Da vises opptil 7X7 (49 stk) individer samtidig. Valget finner du under …-menyen .
• Ønsker du å se deltakerne sittende virtuelt i samme rom kan du velge «Sammen-modus». Da kan man f.eks. se alle sittende i et auditorium eller lignende. Valget finner du under …-menyen .

Det nyeste innen møteromsopplevelser og kamerateknologi

Om du har tatt i bruk Microsoft Teams Rooms, men mangler en strategi for møter og hvordan dette skal tas i bruk, kan vi bistå både med dette, samt gi brukere opplæringen de trenger. Se denne vidoen fra Microsoft for hvordan den nyeste kamerateknologien fungerer.

Utfordringer med nettverk og digitale møter

Med aktiv bruk av kamera, skjermdeling, og alt som følger med digitale møter, kan man fort oppleve utfordringer med nettverket på jobben. Slike problemer er en virkelig «show-stopper» for en vellykket digital møtekultur. I denne artikkelen fra Microsoft drøftes utfordringer og mulige løsninger.