Hvordan lykkes med brukeradopsjon på Office 365

Innføring av Office 365 har to kritiske suksesskriterier; implementasjon og brukeradopsjonen av løsningen. Selve implementasjonen går stort sett smertefritt. Brukeradopsjon er det derimot mange Office 365 innføringer som ikke lykkes med. Resultatet er en organisasjon som ikke skjønner helt hva som har veltet over dem, og brukerne blir rådville og lite tilfreds. Det som skulle være en digital transformasjon for organisasjonen har endt opp med å bli noe helt annet.

En overgang til Office 365 er en endring i arbeidskultur

For at man skal lykkes med brukeradopsjon ved innføring av Office 365 må man planlegge overgangen grundig og gjøre tiltak deretter. God kjennskap om hva som skal til for å endre arbeidskultur er en viktig del av dette. Det innebærer f.eks. at det er forskjell på informasjon og opplæring. Bruk av artikler, nano-leksjoner og videoer fungerer bra som informasjon for å få gjennom et budskap, men det er ikke opplæring, og endrer ikke arbeidsvaner hos den jevne bruker. Det som gjelder for endring av arbeidskultur er god opplæring der brukerne virkelig opplever trygghet og suksess med nye verktøy, enten opplæringen foregår fysisk eller digitalt. Alt passer ikke for alle, så en kombinasjon av flere undervisningsformer er det beste. Med en kombinasjon av informasjon og ulike opplæringsaktiviteter kan man oppnå 90% brukeradopsjon innen rimelig tid. De resterende 10% vil sakte men sikkert falle på plass. PS! Det er aldri for sent å kjøre et brukeradopsjonsprosjekt selv om dere har kommet skjevt ut!

Verdien med bruk av Office 365

Med smart og effektiv bruk av Microsoft 365 er det en rekke gevinster man kan høste. De største er relatert til områder som dokumentlagring, kommunikasjon, dialog og samarbeid. Hva disse gevinstene innebærer i endring av arbeidskultur, og hva som må til for å dra nytte av dem, glipper for mange. La oss ta Microsoft Teams f.eks., der de fleste har lært seg å chatte og gjennomføre møter i Microsoft Teams. Men den største verdien i Microsoft Teams ligger i bruk av team i Teams. Man kan sammenligne det med å ha lært hvordan man bruker brems og ringeklokke på en sykkel, men enda ikke har lært å sykle. Verdien med bruk av team i Teams handler om å jobbe som et team, der man har levende samtaler, dokument-samhandling og kjappe møter i et tilpasset "arbeidsrom". Et av grepene er da f.eks. å flytte samarbeidsdialog fra e-post over i kanaler i team, og samtidig sørge for at brukerne forstår hvorfor dette er lurt og hvordan kanal-samtaler fungerer (de som har har flyttet samarbeidsdialog fra e-post over til chat og gruppechat vil forøvrig møte på en flere utfordringer).
Vi bidrar med best-practice erfaring slik at dere kan hente ut verdien av funksjonelle og metodiske endringer relatert til dialog, samarbeid, dokumentlagring, gjennomføring av hybridmøter, oppgavehåndtering, etc.

Vår erfaring

KnowledgeGroup har levert rådgivning, workshops, kurs og opplæringstjenester i en rekke store og små Office 365 prosjekter, blant annet til store organisasjoner som Lundin Energy, TINE, Sparebank 1, LO, Coop Norge, Statkraft og DNB med flere.

Book en verdi-workshop

Book en verdi-workshop med en av våre brukeradopsjons-eksperter for en gjennomgang rundt gevinsten av en slik endring og hvordan bruken av Teams kan realiseres i deres virksomhet/avdeling. Sammen kan vi levere et skreddersydd opplegg med rådgivning, webinarer, kurs og videoer tilpasset deres bruk av Office 365 verktøy. Kontakt oss på post@knowledgegroup.no eller 22050505 for en prat om dette er av interesse!

Noen gode råd på veien

Under har vi listet opp 10 viktige temaer man bør tenke på for å lykkes med brukeradopsjon ved innføring av Office 365. Om ønskelig kommer vi ut til dere og kjører en workshop der vi deler våre erfaringer, og lager et forslag til hvordan deres unike organisasjon kan gå frem for å lykkes.

• Sett målbare mål for hva dere ønsker å oppnå med innføring av Office 365
• Avklar hvilke tjenester dere skal ta i bruk
• Sørg for at organisasjonen vet hva som kommer og skap gode forventninger
• Lag en strategi for samhandling og lagring av dokumenter
• Lag policyer, rutiner og retningslinjer for hvordan, hvorfor og hva tjenester skal brukes til
• Bruk roller og målgrupper (brukere, områdeeiere, ambassadører, superbrukere, osv.)
• Lage en opplæringsplan tuftet på målene
• Utvikle opplæringsaktiviteter og materiell tilpasset organisasjonen
• Levere opplæring til brukerne (start med pilot)
• Evaluer og juster fortløpende

Eksempel på opplæringsøkter i brukeradopsjons-prosjekter

Her er eksempel på opplæringsøkter vi kjører i våre brukeradopsjons-prosjekter. Opplæringen er ofte delt inn i faser for at endringen i arbeidskultur skal gå over tid. Kursøkter kjøres på ulike opplæringsformer og gjøres tilgjengelig som videoer for ad-hoc opplæring.

Fase 1

Basis opplæring for alle
Nivå 1 - Introduksjon til Microsoft 365 (50 min.)
Nivå 2 - Jobbe med dokumenter i Microsoft 365 (50 min.)
Nivå 2 - Samarbeide i team i Microsoft Teams (50 min.)
Nivå 2 - Gjennomføre møter med Teams (50 min.)
(eventuelt også Yammer om det er tatt i bruk)

Basis opplæring for team-eiere
Nivå 3 - Team-eier i Microsoft 365 – del 1 (50 min.)
Nivå 4 - Team-eier i Microsoft 365 – del 2 (50 min.)

Fase 2

Forvalte og jobbe med notater og oppgaver individuelt eller i team
Nivå 1 - Ta notater med OneNote (50 min.)
Nivå 2 - Jobbe med oppgaver i Microsoft 365 (50 min.)
Nivå 3 - Sette opp Planner og OneNote for team-arbeid (50 min.)

Planlegge og gjennomføre profesjonelle møter
Nivå 3 - Utvidet møtefunksjonalitet i Teams (50 min.)

Utvidet bruk av SharePoint
Nivå 2 - Redaktør i SharePoint (2x50 min)
Nivå 3 - Deling og tillatelser for dokumenter i Microsoft 365 (50 min)
Nivå 4 – SharePoint område-eier (2x50)

Innsamling av data og bruk av lister
Nivå 1 - Innsamling av data med Forms (50 min)
Nivå 1 - Lage lister med Microsoft Lists (50 min.)
Nivå 2 - Utvidet funksjonalitet i Microsoft Lists (50 min.)

Fase 3

Effektiv bruk av Office-programmene
Ulike tradisjonelle Office-kurs på Outlook, Excel, PowerPoint, Word, Visio, etc. etter behov.

Bruk av Power Plattformen
Nivå 1 - Introduksjon til Power Plattformen (50 min.)
Nivå 1 - Introduksjon til Power Automate (50 min.)
Nivå 1 - Introduksjon til Power Apps (50 min.)
Nivå 1 - Introduksjon til Power BI (50 min.)
Nivå 2 - Smart arbeidsflyt med Power Automate (1 dag)
Nivå 2 - Lag apper med PowerApps (1 dag)
Nivå 2 - Lage datagrunnlag og analyser i Power BI (1 dag)
Nivå 3 - Power BI Videregående (1 dag)
Nivå 4 - Power BI Avansert (1 dag)

Eksempel på retningslinjer for dialog i Microsoft 365

– hvilket verktøy bruker jeg når?

Eksempel på retningslinjer for lagring i Microsoft 365

– Hvor og hvordan skal dokumenter lagres?