Hvordan jobbe strukturert med oppgaver i Microsoft 365

Det å lande gode felles retningslinjer for oppgavehåndtering i en organisasjon, samt å få brukerne til å følge disse, er ofte en utfordring. Utfordringen er ikke relatert til oppgaver som allerede er organisert i et eget system, men alle de andre oppgavene som utgjør det daglige samarbeidet mellom kollegaer. Her ender man ofte opp med å fordele oppgaver muntlig, på møter, via e-post, chat, kanal-samtaler (i et team i Teams), Planner (oppgaver i et team i Teams), Excel-lister eller SharePoint-lister. Uten klare retningslinjer for oppgavehåndtering blir det kaotisk både for de som oppretter oppgaver og de som skal utføre de.

Om dere ønsker å jobbe mer strukturert med oppgaver anbefaler vi dere å delta på 1-times webinarene Jobbe med oppgaver i To Do og Planner og Sette opp Planner og OneNote for team-arbeid, eller ta kontakt om dere ønsker et bedriftsinternt opplegg rundt oppgavestyring i deres virksomhet.

Under kan du lese mer om utfordringen og hvordan den kan løses.

«Organiserte oppgaver» vs. «Frittstående oppgaver»

Oppgaver som forvaltes i et fast system, som en ticket-løsning, arbeidsordre, etc., kaller vi organiserte oppgaver. Oppgaver som gis, opprettes og administreres ad-hoc ulike steder kaller vi frittstående oppgaver. I mange kontormiljøer er samarbeidet ofte basert på frittstående oppgaver. Selv mange prosjekter baserer seg på frittstående oppgaver.

Utfordring med når og hvor noe blir en oppgave

I de fleste samarbeid er det ikke helt klare skillelinjer for hvem som kan tilordne oppgaver til andre. Spesielt her i Norge er kulturen litt slik at vi ofte er vage mht. å gi folk oppgaver uten en innledende prat. En slik dialog starter ofte med om noe lar seg gjøre, og om personen eventuelt har tid og mulighet til å utføre den. I tillegg kreves det ofte dialog underveis under utførelsen av oppgaven. Om oppgaven kommer som et resultat av dialog er det ikke opplagt hvem som er ansvarlig for å opprette den som en oppgave, og hvor den eventuelt skal forvaltes.

Hvordan forvalte frittstående oppgaver med «To Do»

Mye dialog (og da oppgaver) tas på e-post, chat og i kanal-samtaler i team (samarbeidsdialog mellom kollegaer bør tas i kanal-samtaler i team). Microsoft har nå lagt til rette for at man kan opprette personlige «To Do»-oppgaver basert på dialogen der du har den. Vår erfaring tilsier at det ryddigste er at den som påtar seg, eller får en frittstående oppgave, oppretter den som en oppgave i «To Do» på egenhånd. Oppgaven vil da inneholde en lenke til der den ble opprettet fra. På den måten er det enkelt å vite hvor man skal legge ut statusoppdatering til oppgaven når den er løst eller ved behov.

«To Do» er en M365-app som blant annet viser dine individuelle oppgaver, flaggede e-post og oppgaver tilordnet deg i en Planner-plan. Den funger altså som din personlige portal for oppgaver du må ta tak i. Den er tilgjengelige via web på Office.com og finnes som app for datamaskin og mobil. De personlige oppgavene du legger inn i «To Do» ligger teknisk sett lagret i din Outlook, så du finner de faktisk der også.

Utfordring med oppfølging av frittstående oppgaver
Om den som skal utføre oppgaven også skal opprette den, blir det en utfordring for personen som initierte oppgaven å følge med på oppgavens status. Man er derfor avhengig av at den som oppretter oppgaven gir beskjed via dialog samme sted som oppgaven ble initiert.

Om de frittstående oppgavene er et fast samarbeid mellom to eller få kollegaer
Om to eller få kollegaer samarbeider tett, der en initierer oppgaver og andre utfører, kan man opprette en oppgaveliste i To Do og dele denne med andre. Denne vil da være tilgjengelig for alle involverte, og alle kan tilordne hverandre oppgaver og se status på oppgaver. Man vil få varsler på nye oppgaver, fullførte oppgaver og om man tilordnes til en oppgave. Husk at du kan opprette To Do direkte fra chat og kanal-samtaler og plassere disse i en delt-liste.

Merk at om man har et team i Teams relatert til temaet, vil det være mer fornuftig og opprette oppgavene i en Planner-plan i det teamet. Les mer opp Planner i avsnittet under.

Gjøre frittstående oppgaver om til organiserte oppgaver i «Planner»

Om du har frittstående oppgaver som lar seg definere innenfor et gitt område, som f.eks. et prosjekt, en prosess, et fagfelt eller liknende, har Microsoft 365 en tjeneste som heter Planner. Planner er en oppgave-app for felles oppgaver. Planner benyttes ofte i sammenheng med et team, der man forvalter teamets oppgaver i en Planner-plan. Alle oppgaver ligger i åpenhet for teamet og hvem som helst kan løse de, endre de eller eventuelt tilordne de til andre. Planner er ikke et veldig avansert oppgave-system, men med bruk av samlinger, etiketter, filtre og gruppering er det et godt alternativ for å få kontroll på oppgavehåndtering.

Tilsvarende som man kan opprette oppgaver i «To Do» basert på dialog, kan man velge å lagre oppgaven som en Planner-oppgave. Da legges det også igjen en lenke til oppgaven i kanal-samtalen (om den opprettes derfra), så andre ser at den er opprettet. På den måten kan man fortsette å ha dialog rundt oppgaven i kanalen, men administrere status for oppgaven i Planner.

En utfordring med bruk av Planner
Planner passer beste om man skal styre oppgaver for et begrenset område der man har et regelmessig statusmøte hvor deltakere er med, og man går gjennom status på oppgaver. Utfordringen er nemlig at det ikke finnes en egen oversikt over alle oppgaver du selv har tilordnet andre, så oppgavene ligger spredt rundt i ulike Planner-planer. Det fungerer derfor dårlig å opprette Planner-planer i alle team man er med i, for så å kaste rundt seg med oppgaver. Disse blir da vanskelige å følge opp på en god måte i etterkant.

Hev kompetansen på bruk av Microsoft 365!

Med 1-times webinarene Jobbe med oppgaver i To Do og Planner og Sette opp Planner og OneNote for team-arbeid kan dere bli gode på oppgavehåndtering. Vi har bistått i en rekke brukeradopsjons-prosjekter der kunder som TINE, Statens Kartverk, Lundin Energy, Sparebank 1, LO, Coop Norge, Statkraft og DNB mfl. ønsker best practice bruk av Microsoft 365 i sin organisasjon. Ønsker dere også endring i arbeidskultur og optimal utnyttelse av verktøyene i Microsoft 365, kan vi tilby en rekke andre kurs, rådgivning og workshops. Vi opplever at mange virksomheter undervurderer tiltakene som trengs for å hente ut gevinsten av vellykket bruk. Ta kontakt på post@knowledgegroup.no eller telefon 22 05 05 05 for et en prat om dette er noe for dere.