Fra kaos til kontroll med team i Teams

Har dere tatt i bruk team i Teams, men opplever at det er blitt mer kaotisk enn noen gang før?

Mange som tar i bruk team i Teams bommer på innføringen. Som et resultat mister man oversikten over dialog og dokumenter, og man blir nedrent av uviktige varsler. Er du en av de som irriterer deg over kaoset og ønsker å gjøre noe med det? For dine team, avdelingens team eller for hele virksomheten for den saks skyld? Om dere har havnet i denne situasjonen er det ikke for sent å gjøre noe med det. Les mer under hvordan dere kan gå fra kaos til kontroll i deres team i Teams, og/eller delta på vårt 2-timers kurs Fra kaos til kontroll med team i Teams!

Det er blitt vanskeligere å finne igjen dialog og dokumenter

Utfordring: Når man innfører M365-tjenester, og spesielt Teams og team i Teams, får man flere alternative steder man kan ha dialog og dokumenter. Om man ikke lager retningslinjer for hvor man skal lagre hva, og hvilken dialog man skal ha hvor, ender man opp i en situasjon som er mer kaotisk enn før innføringen. Dialogen blir spredt rundt på henholdsvis e-post, chat (en-til-en-chat og gruppechat har en rekke utfordringer), kanal-samtaler i team, etc. og dokumenter er spredt rundt, på hhv. filserver, i OneDrive, i team i Teams, frittstående SharePoint-bibliotek, som vedlegg i Outlook, diverse arkivsystemer, etc. Oppfølging og gjenfinning av dialog og dokumenter i et slikt virvar blir håpløst.

Løsning: Lag retningslinjer for dokumentlagring og dialog, og sørg for at alle er klare over retningslinjene og forholder seg til disse (typisk noe man tar med under opplæring av brukere). En del av slike retningslinjer vil f.eks. være at all dialog rundt et tema skal tas i kanal-samtaler i relevant team, og at det ikke er lov å sende hverandre e-post relatert til dette temaet. Tilsvarende at alle relaterte dokumenter lagres i teamets SharePoint-bibliotek. Sørg for at alternative lagringssteder (f.eks. der man lagret på filserver før) skrivebeskyttes/fjernes.

Vi overveldes av digital støy

Utfordring: Mange opplever at innføringen av team i Teams resulterer i uante mengder varsler og digital støy, og at dette kommer på toppen av «e-post kaoset» i Outlook. Opplever man det, har man bommet på innføringen. Bruk av team i Teams skal føre til mindre digital støy, men da må man ha tenkt gjennom og planlagt innføringen av team og brukeradopsjonen på en god måte.

Løsning: Et viktig poeng her er skillet mellom informasjonsteam og arbeidsteam (les mer om dette lenger ned). Hvordan man bruker «Moderasjon» i informasjonsteam, og brukernes kunnskap om hvordan kanal-samtaler i team faktisk fungerer spiller også inn (brukere @omtaler ofte team eller kanaler unødvendig). Kunnskap om varsler og hvordan man forholder seg til disse er også essensielt. Man bør ha felles kjøreregler for hvordan man jobber i team i Teams.

Mine kollegaer og jeg henger ikke helt med

Utfordring: Når retningslinjer er på plass, må brukere forstå hvorfor de skal ta i bruk team i Teams. De må forstå hvorfor dette er noe som er viktig for akkurat dem, og at ved å endre arbeidsmåte vil de personlig få mer tid til å gjøre det de egentlig jobber med. I tillegg må de forstå hva endringen innebærer rent funksjonelt. Hvordan fungerer egentlig samtaler i kanaler i team? Og hvorfor gir disse mye mindre avtrykk en dialog tatt på e-post? Det er først når man har den rette motivasjonen og forståelsen det er mulig å endre arbeidskulturen. PS! Avtrykket til en samarbeidsdialog tatt som kanal-samtale i et team er opp til 50-80% lavere enn for samme dialog tatt på e-post, så her er det mye tid å hente (spesielt når mange vanlige kontorarbeidere bruker 3 timer eller mer på å forvalte e-post daglig).

Løsning: En endring i arbeidskultur kommer ikke av seg selv. Sørg for at brukere får grundig opplæring som gir både funksjonell og metodisk forståelse, og ikke minst motivasjon til endringsreisen. Du kan kjøre opplæring for din gjeng om du har kompetansen, eller få hjelp av en profesjonell opplæringsaktør som oss. Om man ikke får med alle medlemmer i et team blir det vanskelig, så her må alle gå «all-in» om man skal lykkes. Også viktig at alle er flinke til å hjelpe og motivere hverandre. Får du f.eks. en e-post som skulle vært tatt som en kanal-samtale, kopier ut teksten og start en samtale der du @omtaler vedkommende. Eller minn en kollega på at alle nye samtaler må ha et emne om dette er glemt.

Delta på kurs - lær hvorfor og hvordan dere bør jobbe i team i Teams

Ønsker du (og dine kollegaer) å løfte kompetansen og forståelsen rundt bruk av team i Teams? Delta på vårt 2-timers webinar Fra kaos til kontroll med team i Teams, eller bestill et bedriftsinternt opplegg tilpasset deres bruk (gjennomført digitalt eller fysisk hos dere). Vi kan selvsagt også bistå om dere ønsker å kjøre et eget brukeradopsjons-prosjekt for å lykkes med team i Teams. Ta eventuelt kontakt på 22050505 eller post@knowledgegroup.no.

Meld deg på kurs nå!

Kursagenda

• Verdien med å jobbe i team i Teams
  • Teamtyper – Arbeidsteam vs. Informasjonsteam
  • Samarbeidsdialog i chat vs. kanal-samtaler vs. dialog på e-post
    • Hvordan gir kanal-samtaler 50-80% mindre avtrykk?
  • Åpenhet og tilgjengelighet
  • Nevning og informasjonsstøy
  • Varsler
  • Oppfølging
  • En felles emnestruktur på tre nivåer
  • Gjenfinning og søk
  • Lagre dokumenter i teamets SharePoint-bibliotek
• Jobbe i informasjonsteam
  • Informasjonsflytter-rollen
  • Kunngjøringer
  • Moderasjon (hvem får lov til hva)
  • Bruk av merker (tagger)
  • Krysspublisering
  • Varsler
• Retningslinjer og kjøreregler

Informasjonsteam vs. Arbeidsteam

Vi skiller team i to ulike teamtyper, hhv. Informasjonsteam og Arbeidsteam.
Informasjonsteam
Slike team dekker behovet for overordnet kommunikasjon, dialog og dokumentlagring på en avdeling, enhet eller lignende, og man kobler inn felles ressurser som rutiner, ferielister, etc. Dialog i et informasjonsteam erstatter ofte overordnet kommunikasjon som før ble tatt på e-post og intranett. Organisatorisketeam fungerer ofte som slike Informasjonsteam. Disse teamene har en lei tendens til å skape mye digital støy om man ikke har en god kommunikasjonsstrategi. Gode alternativer til slike team kan være Yammer-samfunn eller Workplace-grupper (Facebook). PS! Noen team er opplagt en kombinasjon av informasjonsteam og arbeidsteam, f.eks. et team for en avdeling der man både har overordnet kommunikasjon og tett samarbeid i det daglige.
Arbeidsteam
Dette er team der kollegaer samarbeider tett rundt et område, som f.eks. et prosjekt, en prosess, et fagområde, etc. Medlemmene i et arbeidsteam kommer ofte fra forskjellig avdelinger (og eventuelt fra samarbeidspartnere). Her samarbeider man tett, skaper og deler innhold og har dialog i åpenhet. I en vellykket overgang til team i Teams er det i slike team den jevne kontorbruker jobber og samarbeider med andre i det daglig.

Hvilke teamtyper har dere satset på?

Troen på at man skal få skikk på overordnet kommunikasjon, samarbeid, nyheter etc. for store grupper med bruk av informasjonsteam i virksomheten er overdrevet. Har man ikke en god kommunikasjonstrategi fra før, er informasjonsteam dessverre ingen quick-fix. Innføring av team i Teams er ikke ensbetydende med at man skal strømlinjeforme overordnet kommunikasjon i virksomheten. Dette er ofte et prosjekt i seg selv. Man kan lansere informasjonsteam med en god kommunikasjonstrategi og en grundig plan, men det er ikke nødvendigvis disse teamene som gjør at virksomheten kan hente ut de største gevinstene.

Arbeidsteam i Teams dekker det store svarte hullet av samarbeid som foregår i det daglige mellom personer via en-til-en chat eller e-post (ofte med vedlagte filer). Rett og slett det arbeidsdagen til veldig mange består av. Med samarbeid via e-post blir det flere versjoner av dialog og dokumenter og det er opp til den enkelt å prøve holde orden i sysakene. Samarbeidet foregår da også kun med de innvidde og innhold slettes når folk slutter. Team i Teams legger elegant til rette for slikt samarbeid, og sørger for åpenhet og felles struktur og dialog der relevante personer kan få innsikt, og nye personer enkelt kan «onboardes». Innholdet forsvinner heller ikke ut døren når det er endringer i kabalen. Oppsummert sørger arbeidsteam i Teams for at man får mer tid til å gjøre det man egentlig skal gjøre på jobben.