De fleste er godt kjent med tradisjonell møtebooking i Outlook, men kalenderen kan også brukes til å styre andre aktiviteter. Ideen er at du setter av tid i kalenderen og prøver å følge denne, i stedet for å la hverdagen bli styrt av innkommende e-post.

Sjansene for å få utført dine aktiviteter øker faktisk med 75% hvis du plasserer dem i Outlook-kalenderen!

Legg inn faste, regelmessige aktiviteter som "Personalmøte", "Lese e-post", o.s.v. i tillegg til oppgaver som "Utarbeide budsjett", "Skrive stillingsannonse" m.m. Private aktiviteter kan enkelt anonymiseres.

For at du ikke skal fremstå som utilgjengelig i Outlooks møteplanlegger for alle andre, kan du eventuelt definere deg som "Ledig", hvis du ønsker det.

Hva med alle uforutsette ting som "ødelegger" dagen for deg? Jo, planlegg en eller flere daglige bolker med "Uforutsett" i kalenderen som ut fra dine erfaringer dekker opp dette.

Om du velger å bruke Outlook-kalenderen på denne måten, er det smart å la Outlook som standard åpne kalenderen når du starter programmet. Vanligvis kommer du direkte til innboksen i Outlooks e-postvindu. (Da er det ofte lett å "hoppe" på en e-post i innboksen – dvs. Outlook styrer din dag, i stedet for at du styrer dagen ved hjelp av Outlook).

Ved å jobbe etter denne metoden hjelper Outlook deg med å strukturere og planlegge hverdagen din!

Du kan lære mer om smarte arbeidsmetoder og organisering i Outlook på seminaret "Ta dagen din tilbake".

Anonymisere en aktivitet

Når du oppretter en avtale for en aktivitet kan du enkelt anonymisere den ved å markere den som privat:
Se etter denne i Outlook 2007
eller denne i Outlook 2003(ligger nederst i høyre hjørne)

Vise tid som ledig

Når du oppretter en avtale kan du sette tiden som ledig. Klikk på boksen for hvordan avtalen skal vises:

Se etter denne i Outlook 2007

eller denne i Outlook 2003

Vise kalenderen som standard når Outlook åpnes

Klikk Verktøy -> Alternativer -> fanen Annet -> Avanserte alternativer.
Klikk Bla gjennom og velg Kalender.