Til hovedsiden
FÅ TIPS PÅ E-POST

Tips sendes ut en gang i måneden.

Outlook tips: Gode regler for E-postvett

1) Unngå å sende en uferdig e-post

Ikke legg til mottakere av e-posten før den er helt ferdig. Da unngår du å sende en uferdig e-post ved en feiltagelse.
Se forøvrig tips om hvordan man tilbakekaller en e-post i Outlook

2) Unngå å glemme vedlegg

Om du skal sende vedlegg til noen, kan det fort skje at du glemmer å legge dette ved. En vanlig årsak er følelsen av at e-posten er klar til sending straks selve teksten er skrevet ferdig. Ha derfor som regel alltid å legge til vedlegget først. Et alternativ kan være å skrive Vedlegg i til-feltet, så sikrer du deg i forhold til regel nr 1 også.

3) Alle e-poster bør ha en klar hensikt Ønsker du å informere, håndtere oppgaver eller vedlikeholde personlige relasjoner? Bruk Emnefeltet til en dekkende overskrift for innholdet/saken. Følg virksomhetens retningslinjer for bruk av e-post dersom disse finnes.

4) Vær høflig

Begynn e-posten med en nøktern, men positiv hilsen. Prøv aldri å skape negative følelser hos mottakeren (hun/han ser ikke ditt kroppsspråk). Send aldri e-post når du er provosert eller sint. Hvis du ikke er i stand til å svare på en personlig e-post innen ønsket/gitt tidsfrist, så gi avsender beskjed om dette.

5) Unngå lange e-poster

En travel mottaker mister gjerne interesse/fokus etter noen setninger. Begrens e-posten til 3-5 punkter. Uttrykk deg så presist og komplett som mulig. Og ikke la e-posten inneholde for mange spørsmål.

6) Fornuftig bruk av til-feltet og kopi-feltet

Når en forespørsel om utføring av en oppgave sendes til flere personer, er det viktig at det kun er den eller de personene som skal utføre oppgaven som står i til-feltet. De som bare skal orienteres settes i kopi-feltet. Hvis alle står i til-feltet kan det i mange tilfeller være forvirrende mht hvem som skal utføre oppgaven og hvem som bare skal orienteres.

7) Begrens bruk av Svar til alle/ Reply all

Du mottar sikkert ofte e-post der du er en av mange mottakere. Om du ønsker å svare på denne, er det ikke alltid passende at alle får din tilbakemelding. Tenk gjennom om mottakerne har nytte av denne informasjonen, og ha som regel at du bare svarer til avsender. Å motta unødvendige e-post oppleves jo ofte som irriterende.

8) Begrens bruk av kopi/blindkopi

Ikke send kopier for å vise hvor flink, indignert, informativ, produktiv o.s.v. du er. Husk at Kopifeltet skal brukes til de som bare skal ha en orientering. Send ikke e-post for å simulere at du er "busy".

9) Vær varsom med å åpne vedlegg

Det er ikke smart å ukritisk åpne alle vedlegg som blir sendt deg, spesielt om du ikke kjenner avsenderen og/eller ikke forventet en slik e-post fra denne. Virus kommer gjerne fra (kjent)folk som har deg i sin adresseliste. Ta kontakt med avsender, hvis du er i tvil. Sørg for at din e-posttjeneste har virusbeskyttelse.

10) Begrens bruk av vedlegg

Svært mye dataressurser brukes til å "skyfle/lagre" unødvendige kopier av informasjon. Referer heller til dokumenter lagret på web- eller i delte dokumentområder. Slå av "sporinger av endringer" i Word- og Excel-filer, hvis du vedlegger slike og ikke ønsker at mottakeren skal få innsyn i endringsprosessen. Dette gjør du ved å godta/forkaste alle endringer i dokumentet og tilslutt deaktivere "sporinger av endringer".

11) Bruk egne mapper for automatisk kategorisering av e-post

For eksempel: En mappe for inngående e-post med din adresse i Til…feltet og en mappe for inngående e-post med din adresse i Kopi….feltet gir en mindre stressende hverdag. (Gå først gjennom posten i Til…mappen). Og bruk egne mapper for oppfølging av prioritert (flagget) e-post m.m.

12) Effektiviser arbeidet

Effektiviser (men ikke glem punkt 7) e-postutsendelser ved bruk av distribusjonslister, ferdige e-postmaler og automatiske signaturer. Men, vær klar over at jo flere som står på en distribusjonsliste, jo mer blir ansvaret hos mottakerne pulverisert.

13) Arkiver arbeidet og lær deg søkemuligheter

Bruk Outlooks arkivfunksjon til automatisk å flytte data etter gitte kriterier, slik at du får bedre utnyttelse av lokal lagringskapasitet og unngår full e-postkvote. Plasser arkivet iht. retningslinjer for virksomhetens sikkerhetskopiering. Lær deg Outlooks søkemuligheter.

14) E-post passer ikke i alle sammenhenger

"Hvis det brenner i etasjen over, hjelper det lite å varsle via e-post". Å sende e-post er ikke alltid ensbetydende med at en oppgave blir utført eller at budskapet kommer frem.

15) En e-post er skriftlig

Det viktigste er at budskapet kommer riktig frem, men stavekontroll bør du ta deg tid til (F7-tasten i Outlook, eller automatisk stavekontroll). En e-post kan gå "jorda rundt" på sekunder og du/din virksomhet hefter for innholdet. Informer om at innholdet eventuelt er konfidensielt og vær varsom med spredning av slik informasjon. For å hindre at en e-post p.g.a. "fingertrøbbel" sendes ut før den er ferdig, så fyll ut feltene med mottakeradressene helt til sist.

16) Bruk riktige virkemidler i e-postprosessen

Det passer ikke alltid å starte en melding med "Hei Jens!" Og du får ikke nødvendigvis svar når du ber om lesebekreftelse. (Mottakeren kan ha deaktivert denne funksjonaliteten og således lest e-posten selv om dette ikke er bekreftet). Vær dessuten klar over at en tilbakekalt e-post kun blir slettet hos mottakeren, når denne klikker OK. Ikke bruk effekter som STORE bokstaver og utropstegn m.m. i Emnefeltet. Det virker "støyende" på mottakeren. Ikke hold prosessen i gang unødvendig lenge med e-post av typen "takk for at du svarte på svaret". Vær klar over at ukritisk bruk av Blindkopi kan skape "stasi"-liknende forhold mellom mennesker.

17) Vær varsom med useriøs e-post

Du bør aldri besvare useriøs e-post, klikke på "unsubscribe"-/"remove me"-linker eller åpne vedlegg du ikke vet hva er. Ikke legg igjen e-postadresser noe sted, med mindre det er helt nødvendig, bruk eventuelt en hotmail adresse e.l. En stor grunn til at man mottar søppelpost er at man har lagt igjen e-postadressen ukritisk flere steder. Bruk riktig nivå på funksjonen Søppelpost og gå jevnlig gjennom mappen for Useriøs e-post.

Om du ønsker å heve kompetansen innenfor Outlook, anbefaler vi at du sjekker ut våre Outlook kurs.

1. Markedets beste
instruktører
2. Førsteklasses
kursdokumentasjon
3. Gratis telefonsupport
4. Startgaranti
5. Små kursgrupper
6. Kvalitetsgaranti
Les mer

Lik tipset på Facebook!


Tips en kollega om denne siden
Lukk boksen
 

Tips en kollega om denne siden

Lukk boksen